Trong việc quản lý nội bộ khách sạn, phân quyền theo cấp bậc trong khách sạn giúp cho quá trình làm việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Các cấp bậc quản lý được phân quyền khác nhau để có thể sử dụng các chức năng một cách linh hoạt và tiện lợi. Đặc biệt, giám đốc và quản lý cấp cao được phân quyền cao nhất, có thể sử dụng mọi chức năng như thêm, sửa, xóa thông tin và nắm bắt tình hình khách sạn một cách tổng quan.
Các bộ phận khác trong khách sạn cũng được phân quyền tương ứng với chức năng của mình. Bộ phận lễ tân có thể theo dõi được thông tin về khách hàng đặt phòng, tình trạng phòng trống và sơ đồ phòng khách sạn để phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công việc. Bộ phận buồng phòng cũng có thể cập nhật thông tin về tình trạng phòng để dễ dàng thực hiện quy trình dọn buồng.
Ngoài ra, việc quản lý phòng và đặt phòng là một chức năng quan trọng trong hệ thống quản lý khách sạn. Chức năng quản lý phòng bao gồm các thông tin về sơ đồ phòng, mã phòng, loại phòng, giá phòng và các dịch vụ đối với từng phòng. Quản lý đặt phòng cũng cho phép nhìn thấy được phòng đặt tương lai và đưa ra các hướng khai thác khách hàng tiềm năng trong tương lai. Khi thông tin đặt phòng được chấp nhận, hệ thống sẽ tự động gửi email xác nhận đến cho khách hàng để tránh nhầm lẫn thông tin đặt phòng.
Xây dựng website quản lý khách sạn là một giải pháp hiệu quả giúp nhân viên nắm bắt được các thông tin cơ bản của khách hàng như tên, địa chỉ, email, số điện thoại, loại phòng, loại giường, số lượng phòng đặt… Điều này giúp cho việc tìm kiếm thông tin khách hàng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Khách sạn cần lưu trữ những thông tin về thói quen, thuộc nhóm khách hàng nào, tìm hiểu khả năng chi trả hay các thói quen tiêu dùng của khách hàng. Những thông tin này sẽ giúp cho việc chăm sóc khách hàng trở nên hiệu quả hơn, từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng và thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Việc tìm kiếm khách hàng và triển khai các chiến dịch tiếp thị hiệu quả sẽ trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng hồ sơ khách hàng. Điều này giúp cho khách sạn có thể quảng cáo đến đúng đối tượng khách hàng và từ đó thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
